Padronize o fluxo uma vez, reaproveite em toda peça
O modelo de workflow define, de uma vez por todas, quais etapas toda peça de um determinado tipo vai seguir — quem aprova, quem executa, e em quantos dias antes do deadline cada etapa deve ser entregue. Configure uma vez e toda a agência trabalha no mesmo padrão, sem reinventar o fluxo a cada nova demanda.
Sem um modelo padrão, cada peça vira uma decisão nova
Reconfigurar o mesmo fluxo de execução toda vez desperdiça tempo e abre espaço pra inconsistência.
A mesma configuração, refeita toda vez
Sem um modelo salvo, cada peça nova exige montar etapas, responsáveis e prazos do zero — mesmo quando o fluxo é sempre igual para aquele tipo de entrega.
Execução e aprovação se confundem
Sem uma distinção visual clara entre etapas de execução e de aprovação, fica difícil saber de relance quem trava o quê no processo.
Relatórios de refação perdem precisão
Se as etapas de aprovação não são usadas corretamente, relatórios como o de Número de Refações não conseguem refletir a realidade da agência.
Configure o fluxo, não a exceção
O modelo de workflow vira a base de toda peça daquele tipo — e ainda alimenta relatórios estratégicos automaticamente.
Execução e aprovação, sinalizadas por cor
Etapas azuis são de execução, amarelas são de aprovação — dá pra entender o fluxo inteiro só de olhar, sem abrir cada etapa.
Datas calculadas a partir do deadline
Defina quantos dias antes do prazo final cada etapa deve ser entregue, e o iClips calcula a data fim de todas elas automaticamente quando o deadline da peça é preenchido.
Aprovação com decisão clara: aprovar ou pedir refação
Tanto na aprovação interna quanto na do cliente, a decisão fica em duas opções diretas — sem ambiguidade sobre o que acontece a seguir.
Alimenta relatórios estratégicos automaticamente
Usar as etapas corretamente conecta o workflow direto a relatórios como o de Número de Refações — informação estratégica sem trabalho extra.
Um guia completo, por fase real do trabalho
Crie o modelo de workflow
Acesse a tela de modelos e defina as etapas que toda peça desse tipo vai seguir.
Vá em Configurações > Modelo de peças e clique em "Modelo de workflow" — todos os workflows já criados pela agência aparecem ali.
Clique em "+ Novo Workflow", dê um nome ao modelo e use o botão de "+" para criar as etapas desejadas.
Quando terminar, clique em Salvar — o iClips confirma com a mensagem de registro inserido com sucesso.
O que vale saber sobre cada etapa
As etapas azuis são de execução; as amarelas, de aprovação.
- Cada etapa representa um ponto real do fluxo de trabalho até a entrega final.
- Insira a quantidade de dias antes do deadline que cada etapa deve ser entregue — o iClips calcula a data fim de todas automaticamente assim que o campo "deadline" da peça é preenchido.
Entenda as etapas de aprovação
As etapas amarelas se dividem em aprovação interna e aprovação do cliente — e funcionam de formas diferentes.
Aprovação interna
Defina prazo máximo de execução e responsáveis da própria agência para aprovar as etapas anteriores.
Ao concluir essa etapa, o colaborador responsável recebe duas opções: Aprovar tudo ou Solicitar refação.
Se aprovar, a peça segue direto para a próxima etapa. Se pedir refação, o colaborador marca o colega responsável e descreve o que precisa mudar.
Aprovação do cliente
A aprovação acontece pelo Módulo do Cliente (saiba mais sobre ele aqui). Ao inserir essa etapa no modelo, não é possível definir responsável nem prazo ainda — isso é preenchido depois, dentro de cada peça.
O cliente recebe as opções "Aprovar tudo" ou "Reprovar e enviar para alteração".
Edite, duplique ou exclua um modelo
O modelo de workflow pode ser ajustado, reaproveitado como base de outro, ou removido quando não fizer mais sentido.
Edição
Ao editar um modelo, o iClips pergunta se as mudanças devem ser aplicadas também às peças que já usam esse modelo. Clique em Sim para propagar a edição, ou Não para manter o workflow das peças existentes intacto.
Duplicar
O botão Duplicar cria uma cópia idêntica do modelo, com "(2)" ao final do nome — útil quando você quer usar um modelo como base para criar outro parecido.
Exclusão
Aplique o modelo a peças já existentes
Mudou o modelo depois que algumas peças já foram criadas? Dá pra aplicar o workflow novo a elas também.
Na aba de peças, selecione as peças desejadas, clique nos três pontinhos e escolha "Alterar workflow".
O que todo mundo pergunta antes de começar
Qual a diferença entre etapa azul e etapa amarela?
Azul é etapa de execução — o trabalho de fato sendo produzido. Amarela é etapa de aprovação, seja interna (da própria agência) ou do cliente, e trava o avanço até a decisão ser tomada.
Se eu editar o modelo, as peças que já usam ele mudam automaticamente?
Só se você confirmar isso: ao salvar a edição, o iClips pergunta se quer aplicar às peças existentes também. Escolhendo "Não", o workflow das peças em andamento continua como estava.
Posso excluir um modelo que já tem peças vinculadas?
Sim, e isso não afeta as peças que já usam esse modelo — mas a exclusão do modelo em si não pode ser desfeita, então vale confirmar antes de excluir.
Como aplico um novo modelo a peças que já foram criadas com outro workflow?
Selecione as peças desejadas na aba de peças, clique nos três pontinhos e escolha "Alterar workflow" — funciona em massa, sem precisar abrir peça por peça.
Pronto para padronizar o fluxo da sua agência?
Configure o modelo uma vez e deixe toda peça nova seguir o mesmo padrão de execução.