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GESTÃO DE PROJETOS

Entenda como usar a funcionalidade carga de trabalho dos colaboradores

Quem tem acesso a esse recurso?

A funcionalidade oferece uma visão completa da distribuição de demandas entre os membros de uma equipe, destacando o número de horas estimadas de atividades por usuário em cada dia da semana. É perfeita para verificar adisponibilidade de cada pessoa antes de atribuir atividades, evitando sobrecargas e proporcionando uma distribuição de demandas mais equilibrada.

Defina o responsável e o tempo estimado para cada atividade​

Para utilizar a funcionalidade carga de trabalho dos colaboradores da melhor forma, é fundamental inserir o responsável e o tempo estimado das atividades no momento de sua criação, no fluxo de trabalho. Entenda neste artigo um pouco mais sobre tempo estimado e calculado.

É importante que todas as etapas do fluxo de trabalho contem com essas informações, uma vez que todas podem ser acompanhadas no painel de carga de trabalho dos colaboradores.

Configure o recurso conforme a realidade da sua equipe​

  1. Clique em Projetos, no menu à esquerda da tela.
  2. Escolha a opçãoCarga de trabalho dos colaboradores.
  3. Clique em Configurar capacidade da equipe.
  4. Selecione os dias que devem ser considerados úteis e informe as horas de trabalho previstas para cada um deles.
  5. Clique em Salvar.

Entenda o painel referente à carga de trabalho dos colaboradores​

Painel:

  • colunas: representam os dias da semana;
  • linhas: representam cada membro da equipe;
  • quadros: consideram a carga horária definida para cada dia.

Quadros e suas cores:

  • **cinza:**indica dias não úteis;
  • verde: indica horas disponíveis;
  • azul: indica horas alocadas para realização de atividades;
  • **vermelho:**alerta para disponibilidade de horas excedida.

Visualize e edite as atividades​

  1. Clique sobre o nome de um colaborador, na lista à esquerda da tela, ou no quadro referente ao dia que deseja ver mais detalhes.
  2. Selecione uma atividade e edite as informações que desejar. As mudanças são salvas automaticamente.
  3. Clique em Atualizar workloade o sistema atualizará as cores do painel, de modo que a nova visualização reflita as edições feitas nas atividades.

Administre o tempo de execução das atividades que têm duração de mais de um dia​

  1. Passe o cursor sobre uma atividade que tem duração maior que um dia.
  2. Clique em Dividir tempo. https://355484.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/355484/5-Feb-15-2024-01-33-12-0725-PM.jpg
  3. Atribua uma quantidade de horas para cada dia selecionado para realização da atividade, distribuindo o tempo total previsto. https://355484.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/355484/6-Feb-15-2024-01-35-11-9823-PM.jpg
  4. Clique em Salvar.

O sistema de iClips faz automaticamente a distribuição linear do tempo por todos os dias úteis presentes no range de data de início e fim das atividades. Você pode editar conforme fizer mais sentido para o dia a dia da sua equipe.

As etapas dos fluxos de trabalho são visíveis em gestão de atividadese em carga de trabalho dos colaboradores. Ao mesmo tempo, vale lembrar que essas funcionalidades têm propósitos diferentes.

Enquanto a gestão de atividades oferece uma visão das tarefas conforme a etapa em que estão, a carga de trabalho dos colaboradores é uma ferramenta de gestão. Com o seu apoio, as demandas são distribuídas conforme a disponibilidade de cada membro da equipe. Por isso, as informações de divisão do tempo serão visíveis unicamente na funcionalidade carga de trabalho dos colaboradores.

Com o apoio dessa funcionalidade você planeja, distribui, acompanha e atualiza as demandas da equipe, evitando sobrecargas e possibilitando entregas de qualidade que respeitem prazos e orçamentos.

Caso tenha ficado alguma dúvida, é só mandar um email para suporte@iclips.com.br.

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