Como acompanhar o deadline?
Você sabe visualizar a performance de sua agência? E se os projetos estão sendo entregues na data acordada com o cliente? Essas informações são fundamentais para a melhor gestão dos projetos de sua agência.
1. Defina prazos e responsáveis
Para que você consiga acompanhar os projetos com uma maior precisão, será necessário definir prazos e responsáveis tanto para as peças quanto para as tarefas, seja na abertura do projeto ou na sua edição_._
Quando você tem definido os dias antes do deadline lá no cadastro das peças, em Configurações > Modelos de Peças, e insere ou altera o deadline de uma peça dentro do projeto, o iClips faz a seguinte pergunta: Deseja alterar também as datas finais das etapas do workflow respeitando o deadline? As etapas que já foram concluídas não serão alteradas.
2. Altere prazos quando necessário
Após a configuração anterior ou durante a execução do projeto, pode ser necessário alterar a data de alguma das etapas do workflow.
Se você marcar a opção "Automação das datas fim" como SIM, ao mudar a data de uma etapa do workflow, as etapas seguintes também serão alteradas na mesma configuração.
- Quando a peça estiver com a opção Automação das datas fim marcada como NÃOnenhuma alteração será feita no workflow caso a data fim seja alterada.
- Quando a peça estiver com a opção Automaçãodas datas fim marcada como SIMas etapas seguintes do workflow que ainda não foram executadas serão alteradas no mesmo formato da alteração que você realizou.
Então se você adiciona 2 dias a uma data fim de uma etapa e escolhe alterar datas, todos as datas fim das próximas etapas em aberto serão alteradas para 2 dias adiante. Se você diminui 2 dias no prazo e escolhe alterar datas o mesmo ocorrerá com as etapas seguintes em aberto no workflow.
Mas e se, ao fazer isso, a data de alguma etapa cair em final de semana? Para resolver isso basta você clicar em Conta e Ajuda no canto inferior esquerdo da tela e depois em Workflow. Aí é só habilitar a opção Desconsiderar finais de semana e feriados nacionais.
Essa funcionalidade otimiza o tempo de trabalho e evita que você tenha que fazer ajustes manuais em todas as etapas do workflow quando for necessário aumentar ou diminuir o prazo como um todo.
Importante! Essa modificação não afeta etapas já concluídas, somente etapas em andamento.
3. Utilize o Gestão de Atividades para acompanhar os projetos
Para que sua agência não perca os prazos pré-definidos, utilize o Gestão de Atividades para acompanhar o andamento dos projetos em sua agência. Na visualização em blocos ele mostrará de forma fácil e clara as demandas que estão atrasadas, podendo assim, evitar ao máximo a perda do deadline.
No gráfico de gantt uma atividade atrasada é simbolizada com um pontinho vermelho e nas outras views com uma tag de atrasada.
4. Use os relatórios para uma visão mais detalhada
Para consolidar e mensurar as atividades de sua agência, use o relatório Avaliação de Performance. Esse relatório mostrará a performance dos funcionários, podendo visualizar a quantidade de demandas entregues fora do prazo.
O relatório também mostrar a performance geral da agência, ou seja, mostrando quantas atividades foram entregues fora do prazo.
5. Saiba em qual status a perda do deadline acontece com maior frequência
Além de visualizar a performance por funcionário, você poderá ter uma visão detalhada sobre os atrasos. Use a aba **performance atividade,**para saber em qual status os atrasados tem acontecido com uma maior frequência.
6. Plano de ação
Com essas informações em mãos, use-as para reverter esse cenário de perda dos prazos. Realize reuniões de performance com seus colaboradores para saber o motivo dos atrasos, e cultive mudança de processos que facilitem e otimizem o tempo de sua equipe.
Ainda precisa de ajuda? É só nos chamar no suporte@iclips.com.br ou no chat da plataforma e vamos te ajudar!
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