GESTÃO FINANCEIRA

Financeiro no iClips — Guia Didático

Baseado em treinamentos reais com a equipe de Customer Success do iClips e contadores parceiros. Tudo que você precisa saber sobre como o módulo financeiro funciona — do básico ao gerencial.

Neste guia

1. O que é o módulo financeiro do iClips
2. Receitas e despesas: operacional x não operacional
3. Lançamentos financeiros
4. Plano de contas (categorias)
5. Relatórios financeiros
6. Valor hora e custo de equipe
7. Propostas comerciais
8. Cartão de crédito
9. Benchmarks de mercado
10. Glossário

1

O que é o módulo financeiro do iClips

iClips é um ERP, não um sistema contábil.

O iClips integra operação e financeiro: tudo que acontece em projetos pode chegar automaticamente ao financeiro. Mas ele não substitui a contabilidade — o contador precisa de um sistema contábil próprio.

ℹ️Como o contador usa o iClips: o iClips não se integra diretamente a sistemas contábeis, mas permite exportar relatórios (DRE, fluxo de caixa, lançamentos) em PDF ou Excel. O contador importa esses arquivos no sistema contábil para gerar balancetes, balanço patrimonial etc. Alguns contadores têm acesso direto ao iClips para baixar os relatórios eles mesmos.

⚠️O financeiro do iClips cuida do fluxo de caixa e da análise de resultado. Investimentos imobilizados, aportes de sócios e dívidas de longo prazo precisam aparecer no balanço patrimonial, que é papel da contabilidade — não do iClips.

2

Receitas e despesas: operacional x não operacional

A distinção mais importante do financeiro no iClips — define o que entra no DRE e o que não entra.

Operacional — entra no resultado

• Fee mensal (contrato recorrente)
• Comissão recebida de veículos
• Honorários de produção
• Serviços faturados com nota que ficam na agência

Não operacional — não entra no resultado

• Repasses (dinheiro que entrou e saiu)
• Empréstimos recebidos
• Aporte de sócios
• Consórcio
• Qualquer valor que não fica com a agência

💡Regra prática: pergunte "Esse dinheiro ficou com a agência?" Se sim → operacional. Se não (foi repassado, é empréstimo, é investimento) → não operacional.

⚠️Caso especial — repasse com nota fiscal: mesmo que a agência emita a nota fiscal, se o dinheiro foi repassado integralmente para um parceiro, a receita ainda é não operacional — porque não ficou com a agência.

❌Erro comum: lançar consórcio, empréstimos ou imobilizados como despesas operacionais distorce o resultado real — parece que a empresa gasta mais do que realmente gasta na operação.

3

Lançamentos financeiros

Os 4 tipos de lançamento e como funciona a baixa de cada um.

Tipo	Significa
Entrada	Dinheiro que já entrou na conta
A receber	Dinheiro previsto para entrar (projeção)
Saída	Dinheiro que já saiu da conta
A pagar	Conta prevista para pagar (projeção)

📅Boa prática — lançar 12 meses à frente: o recomendado é ter lançamentos projetados (a receber e a pagar) para pelo menos os próximos 12 meses. Isso permite enxergar a saúde financeira antes de ser pego de surpresa por um rombo de caixa.

Como funciona a baixa de um lançamento

1. Lance a projeção — crie o lançamento "a receber" ou "a pagar" com data de vencimento prevista e valor estimado.
2. Edite no momento do pagamento — quando o pagamento acontece, edite a data (para a data real) e o valor (para o valor efetivamente recebido/pago).
3. Baixa parcial — se o cliente pagou só parte do valor, o iClips permite baixa parcial: a parte paga vira "entrada" e o restante continua como "a receber".

🚨Cuidado com alteração de datas: mudar a data de vencimento de um lançamento para o mês seguinte "esconde" inadimplência e distorce o histórico financeiro. Um cliente que deveria ter pago em janeiro aparece como se tivesse pago em dia, e o custo financeiro do atraso some da análise.

Rateio de lançamentos: um único lançamento pode ser rateado entre múltiplas subcategorias ou centros de custo. Útil para fatura de cartão com despesas variadas, conta de energia dividida por departamento, etc. Dentro da tela de lançamento, use a opção "ratear" e distribua por porcentagem.

4

Plano de contas (categorias)

O "plano de contas" no iClips se chama categorias e subcategorias.

Cada lançamento financeiro é vinculado a uma subcategoria.

Estrutura: Categoria → vinculada a um indicador DRE (ex: despesas operacionais de custo fixo). Subcategoria → onde cada lançamento é de fato registrado (ex: água, aluguel, salário).

Indicadores DRE disponíveis (fixos, não editáveis): Receita operacional · Receita não operacional · Despesas operacionais de custo fixo · Despesas operacionais de custo variável · Despesas não operacionais · Nenhum (aparece no fluxo de caixa, mas não no DRE).

💡Automatizar com cadastro de clientes/fornecedores: em cada cadastro de cliente ou fornecedor, é possível definir a subcategoria padrão para cada tipo de receita ou despesa. Assim, quando um lançamento for vinculado, a subcategoria já vem preenchida automaticamente — sem precisar escolher toda vez.

Como corrigir uma categoria errada

1. Crie a subcategoria correta — cadastre a nova subcategoria com o indicador DRE correto.
2. Filtre os lançamentos errados — na tela de lançamentos, use o filtro avançado para buscar todos os lançamentos vinculados à subcategoria antiga.
3. Altere em lote — selecione todos → opções → alterar subcategoria → selecione a nova. O iClips move tudo de uma vez.
4. Exclua a antiga — agora sem vínculos, a subcategoria antiga pode ser excluída. O iClips não deixa excluir enquanto houver lançamentos vinculados.

5

Relatórios financeiros

Os principais relatórios financeiros, o que cada um mostra e quando usar.

Relatório	O que mostra	Quando usar
DRE	Demonstração de resultado por competência ou por caixa. Receitas, despesas e resultado final.	Ver se a agência lucrou ou teve prejuízo no período.
Fluxo de caixa	Tudo que entrou e saiu (realizado) + projeções futuras.	Ver saldo de contas e saúde do caixa.
Lucratividade de cliente	Receitas do cliente — inclui o que já entrou e o que está lançado como "a receber" naquele mês.	⚠️ É uma projeção de faturamento, não caixa real. Não usar para medir o que efetivamente entrou.
Fechamento de cliente	Separa o que efetivamente entrou do que está a receber. Mostra entrada/saída de mídia, custo interno e comissão.	Ver o caixa real por cliente — o que de fato foi recebido no mês.
Ranking de clientes	Cruza receita financeira com custo operacional de equipe (horas × valor hora).	Identificar clientes mais e menos rentáveis.

⚠️Diferença importante — lucratividade x fechamento: o relatório "Lucratividade de cliente" inclui valores a receber que podem não ter entrado ainda. Para ver o caixa real do cliente (o que efetivamente foi recebido), use o relatório "Fechamento de cliente".

📥Exportação: todos os relatórios podem ser exportados em PDF ou Excel. A tela de categorias (plano de contas) não tem exportação direta — é necessário copiar item por item para uma planilha para ter uma visão geral.

6

Valor hora e custo de equipe

Cada colaborador tem um valor hora cadastrado, usado para calcular o custo operacional por cliente.

Conforme as pessoas apontam horas nas atividades (timesheet), o iClips calcula o custo operacional daquele colaborador por cliente — e compara com a receita gerada pelo cliente.

O que é overhead (encargos indiretos): o valor hora não deve ser apenas salário ÷ horas. Precisa incluir os custos indiretos da empresa rateados por pessoa: aluguel, RH, benefícios, custos administrativos. Isso é o overhead. O iClips tem uma calculadora de valor hora que estima isso com base nas despesas operacionais dos últimos 12 meses.

🧮

Fórmula usada pelo iClips

Taxa de overhead = (despesas fixas ÷ receita líquida) × 100

Valor hora base = salário ÷ horas mensais

Valor hora final = valor hora base × (1 + taxa de overhead)

⚠️Se um colaborador apontar menos horas do que deveria, o custo hora real dele sobe (o salário é fixo, mas foi distribuído em menos horas). Fique atento ao apontamento correto no timesheet — atividades não planejadas ou sem responsável definido também distorcem os dados.

7

Propostas comerciais

Crie propostas dentro do próprio iClips — quando aprovadas, chegam automaticamente para financeiro e projetos.

1. Cadastre o cliente como "prospecção" — não precisa ativar o cliente. Use o status "prospecção" no cadastro.
2. Crie a proposta — em "propostas", crie vinculando a um projeto. A proposta pode incluir custos internos, orçamento e mídia.
3. Se aprovada — o projeto e os dados chegam automaticamente para o financeiro e para projetos.
4. Se reprovada — mude o status para "reprovado". Isso encerra o projeto e a atividade — nenhum valor vai para o financeiro.

8

Cartão de crédito

Duas formas de lançar a fatura, uma mais rastreável que a outra.

✅Melhor prática: lance cada nota fiscal ou compra individualmente, com a subcategoria correta, antes de consolidar a fatura. Depois, agrupe as parcelas daquele mês numa fatura a pagar para o banco. Isso mantém rastreabilidade por documento e facilita a análise do contador.

Alternativa — lançar a fatura total com rateio: é possível lançar o valor total da fatura e usar a função de rateio para distribuir entre as subcategorias das despesas daquele mês. Menos detalhado, mas também funciona.

9

Benchmarks de mercado

Referências usadas nas reuniões consultivas do iClips para avaliar a saúde financeira de agências.

• ~40% — folha de pessoal saudável (% das despesas totais)
• 60%+ — acima do recomendado, sinal de alerta

ℹ️O que pode causar folha alta: equipe maior do que o necessário, colaboradores ociosos (poucos projetos atribuídos), modelo CLT com custo mais alto. O iClips ajuda a identificar ociosidade cruzando horas disponíveis × horas apontadas por colaborador no relatório de atividades realizadas.

⚠️Contexto importa: esses são benchmarks de mercado, não regras absolutas. Uma agência com modelo diferente pode ter uma composição de despesas saudável mesmo acima de 40%. O importante é entender o contexto antes de concluir.

10

Glossário

Os termos financeiros do iClips explicados em uma frase.

Termo	Definição
DRE	Demonstração do Resultado do Exercício. Relatório que mostra receitas, despesas e o lucro ou prejuízo de um período. Pode ser visto por competência (data do fato) ou por caixa (data do pagamento).
Regime de competência	Considera a data em que o fato aconteceu (ex: quando o serviço foi prestado), independente de quando foi pago. Análise econômica.
Regime de caixa	Considera apenas o que efetivamente entrou ou saiu da conta. Mais próximo da realidade financeira do dia a dia.
Receita operacional	Receita gerada pela atividade principal da agência — fee, comissão, honorário — que ficou com ela. Gera nota fiscal e entra no cálculo de lucro/prejuízo.
Receita não operacional	Dinheiro que passou pela agência mas não ficou com ela (repasses, empréstimos, aporte de sócios). Não entra no cálculo de lucro/prejuízo.
Repasse	Valor recebido do cliente que é integralmente repassado a um fornecedor ou veículo. A agência é intermediária — não fica com o dinheiro. Classificar como não operacional.
Nota fiscal	Documento que comprova a prestação de serviço ou venda. Emitir nota não significa que a receita é operacional — o critério é se o dinheiro ficou com a agência.
Custo interno	No iClips, é o custo de produção interna da agência para o cliente — projetos avulsos, jobs extras fora do fee mensal.
Fee mensal	Valor fixo recorrente que o cliente paga mensalmente pelo contrato com a agência. Receita operacional.
Overhead	Taxa que representa os custos indiretos da empresa (aluguel, RH, administrativo) rateados pelos colaboradores. Deve ser incluído no valor hora para que a análise de custo por cliente seja precisa.
Plano de contas	No iClips, chamado de "categorias". É a estrutura hierárquica (categoria → subcategoria) que organiza todos os lançamentos. Cada subcategoria é vinculada a um indicador DRE.
Indicador DRE	Grupo ao qual uma categoria pertence dentro do DRE. Os grupos são fixos no iClips (receita operacional, custo fixo, custo variável, não operacional, etc.) — não é possível criar novos grupos.
Centro de custo	Divisão interna para análise financeira por departamento ou frente de negócio (ex: audiovisual vs publicidade). O iClips já faz análise por contrato sem precisar de centros de custo.
Imobilizado	Bens físicos da empresa: computadores, equipamentos, móveis. São investimentos, não despesas operacionais. Classificar como não operacional no iClips e tratar como ativo no balanço patrimonial da contabilidade.
Balanço patrimonial	Relatório contábil que mostra os ativos (bens e direitos) e passivos (dívidas) da empresa. É gerado pelo sistema contábil do contador — não pelo iClips.
Simples Nacional	Regime tributário simplificado para pequenas empresas. Com a reforma tributária, fornecedores optantes pelo Simples podem não gerar créditos tributários para a agência. O iClips tem um campo para marcar isso no cadastro do fornecedor.
Margem de contribuição	Diferença entre a receita de um cliente e os custos diretamente associados a ele (custo de equipe, repasses). Indica o quanto aquele cliente contribui para cobrir os custos fixos e gerar lucro.
Inadimplência	Quando um cliente não paga no prazo combinado. No iClips, alterar a data de vencimento para esconder inadimplência distorce o histórico financeiro — o atraso deixa de aparecer na análise.

💬

Ainda precisa de ajuda? Fale com a gente pelo suporte@iclips.com.br ou pelo chat da plataforma.