iCheck — Gestão de Documentos — como a IA confere a nota fiscal automaticamente
O iCheck é o add-on do iClips feito para o maior gargalo de agências que atendem contas públicas ou grandes anunciantes: o controle rigoroso de verbas e a organização da documentação comprobatória. Ele conecta a execução operacional — PIs, OSs, Custos Internos — às regras de conformidade definidas no contrato, e conta com IA integrada para validar Notas Fiscais automaticamente, sem digitação manual.
Sem checking centralizado, auditoria vira arqueologia
Sem conectar a execução operacional às regras de comprovação do contrato, reunir e validar documentação para uma auditoria consome tempo desproporcional.
Documento exigido, sem regra clara
Sem regras conectadas ao contrato, cada PI ou OS pode exigir uma lista diferente de documentos, sem padrão nem rastreabilidade.
Conferência manual de nota fiscal
Sem validação automática, conferir se o Prestador, Tomador e valores da nota batem com o PI é trabalho manual, sujeito a erro humano.
Sem histórico para auditoria
Sem um log imutável de aprovações e rejeições, reconstruir o histórico de conformidade de um contrato para uma auditoria governamental é quase impossível.
Regra do contrato, aplicada automaticamente a cada item
O iCheck aplica as regras de documentação do contrato a cada PI, OS ou Custo Interno automaticamente, com IA conferindo notas fiscais e histórico pronto para auditoria.
Três cenários, uma regra clara
Documentos exigidos vêm do contrato vinculado, ficam em branco se o contrato não define nada, ou usam o padrão global — sempre previsível.
IA lê a nota por você
Anexe o documento e a IA extrai Prestador, Tomador e valores, cruzando automaticamente com o que foi cadastrado no PI.
Log imutável, pronto para auditoria
Toda aprovação, rejeição ou troca de responsável gera um registro permanente na aba Histórico.
O guia completo do iCheck — Gestão de Documentos
Escolha seu modelo de uso
O iCheck é modular — use só o que fizer sentido para sua operação.
A agência decide livremente como usar o iCheck:
- Apenas Gestão de Documentos: upload e conferência internos, sem cadastrar contratos nem envolver fornecedores.
- Com Gestão de Verbas: some a funcionalidade de Contratos e Empenhos para garantir que nenhum centavo saia do que foi reservado oficialmente.
- Com Colaboração Externa: convide fornecedores e veículos para anexarem notas e comprovantes diretamente — veja como em iCheck — Colaboração com Fornecedores e Veículos.
Acesse a visão geral e os indicadores
Quatro cards que funcionam como filtros rápidos.
Acesse Proposta, Mídia e Produção > iCheck. Os quatro cards de indicadores mostram:
- Total de Itens: tudo sob gestão do iCheck.
- Pendentes: itens sem todos os documentos enviados.
- Com Rejeição: itens com erro identificado, aguardando correção.
- Aprovados: documentação completa, prontos para o fluxo financeiro.
Sincronize itens antigos retroativamente
Documentos existentes não são puxados em massa — é preciso um gatilho manual.
Para agências que já usavam o iClips antes de ativar o iCheck, o sistema não indexa documentos antigos automaticamente, por segurança.
Para disponibilizar um PI, Custo Interno ou OS antigo no painel: acesse a proposta aprovada ou o PI de origem, e clique diretamente no botão "Salvar" do documento — isso faz o item aparecer no iCheck.
Atribua responsáveis na listagem
Evite trabalho duplicado em agências com múltiplos conferentes.
Na tabela principal, entre as colunas Cliente/Projeto e Contrato/Empenho, a coluna Responsável mostra:
- Sem responsável: botão "+ Assumir" — vincula o item ao usuário logado instantaneamente.
- Com responsável: avatar circular do colaborador (passe o mouse para ver o nome completo).
- Alteração e remoção: pelo menu de ações (⋮), altere ou remova a atribuição.
Realize o checking de documentos
Três colunas: o que é exigido, o preview, e a decisão.
Clique no serviço ou no menu de ações (⋮) e depois em "Ver Documentos".
Detalhes do serviço: número do PI, cliente, fornecedor, valor, contrato e empenho.
Orientações gerais (exclusivo para PIs): combina instruções de emissão de nota fiscal com as Observações do PI, seguindo o padrão "Emita sua nota em nome de [Nome], CNPJ [X], endereço [X] no valor de R$ [X]". Se o faturamento for "Direto Cliente" ou "Governo", a nota deve ser emitida em nome do Cliente; se "Direto Agência", em nome da Agência — em ambos os casos, o sistema já puxa o valor Bruto ou Líquido correto conforme o PI.
Como o sistema define os documentos exigidos:
- Item vinculado a um contrato com dados: usa os documentos e instruções customizados na aba de canais daquele contrato.
- Item vinculado a um contrato "em branco": aparece sem exigências, permitindo inserção manual.
- Item não vinculado a contrato: aplica o padrão de Configurações de Mídia > iCheck - Documentos Exigidos.
Coluna esquerda: lista os documentos exigidos (clique em "+ Incluir" para adicionar um novo). Coluna central: preview do documento (PDF, imagem, vídeo ou XML). Coluna direita: aprovação, rejeição, validação por IA e histórico de mudanças.
Aprove ou rejeite com validação por IA
Anexe o documento e deixe a IA cruzar os dados com o PI.
Faça upload clicando ou arrastando o arquivo — formatos aceitos: PDF, JPG, MP4, XML, até 5MB.
- Aprovar: confirma que o documento está correto.
- Rejeitar: abre um campo obrigatório para descrever o Motivo da Não Conformidade.
A IA integrada (disponível para Agência e Fornecedor/Veículo) automatiza a conferência de NFS-e: ao clicar em "Validar nota", o sistema lê o arquivo, identifica Prestador e Tomador, e confronta com as Orientações Gerais do PI — validando se a nota foi emitida em nome do Cliente ou da Agência, conforme o tipo de faturamento, e conferindo o valor Bruto ou Líquido correspondente.
Envie para faturamento
Fluxo manual ou automático, configurado no cadastro do cliente.
O envio de um PI para o financeiro via iCheck depende de Configurações > Cliente > Informações Complementares:
- Fluxo Manual ("Enviar para Faturamento" = Não): o botão "Enviar para Faturamento" só aparece depois que 100% dos documentos estão aprovados.
- Fluxo Automático ("Enviar para Faturamento" = Sim): o PI vai ao faturamento imediatamente após a última aprovação, sem exibir o botão manual.
Status possíveis na listagem:
| Status do Item | Significado |
|---|---|
| Pendente | Nenhum documento rejeitado, mas falta pelo menos um obrigatório. |
| Com Rejeição | Pelo menos um documento foi rejeitado pela agência. |
| Aprovado | 100% dos documentos obrigatórios conferidos e aprovados. |
O que todo mundo pergunta antes de usar o iCheck
Preciso usar o módulo de Contratos e Empenhos para usar o iCheck?
Não — os dois módulos são independentes. Você pode usar o iCheck apenas para gestão de documentos, sem cadastrar contratos.
Por que um PI antigo não aparece no painel do iCheck?
Documentos anteriores à ativação do iCheck não são indexados automaticamente. Acesse a proposta aprovada ou o PI de origem e clique em "Salvar" para disponibilizá-lo.
Como a IA sabe em nome de quem a nota fiscal deve ser emitida?
Ela lê o tipo de faturamento definido no PI (Direto Cliente, Governo ou Direto Agência) e valida automaticamente se a nota foi emitida no nome correto, com o valor Bruto ou Líquido correspondente.
Um PI pode ir para o faturamento antes de todos os documentos serem aprovados?
Só se o fluxo automático estiver ativado no cadastro do cliente — nesse caso, o envio acontece assim que a última aprovação é registrada. No fluxo manual, é preciso 100% dos documentos aprovados.
Pronto para acelerar sua próxima prestação de contas?
Configure as regras de documentação do contrato e deixe a IA conferir as notas fiscais.